Data Processing Agreement

 

NOTĂ   DE INFORMARE

 

Subscrisa, Liga Studenților din Facultatea de Automatică și Calculatoare (Liga AC), cu sediul în TIMIŞOARA, bd. Vasile Pârvan, nr. 2, sala A021, jud. TIMIŞ, CUI 7267553, denumită în continuare „Operatorul”, reprezentată de către Alexandru Constantin ILIESCU, responsabil cu implementarea măsurilor din domeniul protecției datelor cu caracter personal, care poate fi contactat la numărul de telefon 0765 822 936, email contact@ligaac.ro, în baza art. 13 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), („GDPR”), aplicabil începând cu data de 25 mai 2018, vă aducem la cunoștință următoarele:

 

Liga AC, în calitatea sa de operator de date cu caracter personal, este preocupată în mod constant de asigurarea unei protecții ridicate a persoanelor cu privire la prelucrările de date cu caracter personal pe care le efectuează conform cadrului legal în vigoare. Punem în aplicare măsuri tehnice și organizatorice de protejare a tuturor operațiunilor referitoare în mod direct sau indirect la datele cu caracter personal, care previn lucrările neautorizate sau ilegale precum și pierderile sau distrugerile accidentale sau ilegale. În acest sens, operatorul se supune controlului Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Potrivit dispozițiilor art. 6 din Regulamentul general privind protecția datelor, prelucrarea este legală numai dacă și în măsura în care se aplică cel puțin una dintre următoarele condiții:

a) persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;

b) prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;

c) prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;

d) prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;

e) prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestit operatorul;

f) prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil.

           

SCOPUL prelucrării datelor cu caracter personal de către Liga AC îl reprezintă îndeplinirea obiectului specific de activitate și a obiectului contractual încheiat cu persoana vizată, precum și îndeplinirea obligațiilor legale în materie fiscală, comercială, de drept internațional, precum și respectarea tuturor dispozițiilor legale care vizează activitatea subscrisei.

 

TEMEIUL JURIDIC al prelucrării datelor cu caracter personal de către subscrisa îl constituie, în principal, art. 6, alin. (1), lit. b) din Regulament – prelucrarea este necesară pentru încheierea și executarea unui contract, precum și art. 6, alin. (1), lit. c) din Regulament – prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale – obligațiile legale existente în sarcina subscrisului operator sunt reglementate de legislația muncii; acte normative speciale care impun prin specificul lor colectarea, prelucrarea datelor cu caracter personal; existența unor Hotărâri judecătorești sau Decizii administrative prin care se impun obligații ce atrag prelucrarea datelor cu caracter personal.

 

În scopul realizării atribuțiilor și a obligațiilor prevăzute de actele normative menționate mai sus, operatorul prelucrează următoarele CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL:

  • Numele, prenumele, domiciliul, codul numeric personal și datele din actul de identitate pentru:

- încheierea și executarea contractului;

- facturare și efectuarea plăților;

           - îndeplinirea obligațiilor fiscale și contabile;

- întocmirea evidențelor prevăzute de lege;

- decontarea proiectelor de finanțare;

- afișarea de rezultate, clasamente în urma selecției realizate intern sau a concursurilor, proiectelor desfășurate de Liga AC;

- realizarea de statistici în urma unui proiect/activitate/eveniment pentru a observa impactul; nu se face nominal.

  • Datele de cont bancar pentru transferul pe contul bancar a plăților.

  • Numărul de telefon, adresa de e-mail, link profil Facebook / Instagram / Youtube / site pentru:

- comunicarea în vederea executării contractului sau a rezultatelor;

- transmiterea de noi informații cu privire la proiectele/activitățile/evenimentele Liga AC;

- contactarea în vederea confirmării participării la evenimentele pentru care au fost colectate datele;

- transmiterea de date cu privire la orar, program, date de contact, locații de întâlnire;

- comunicarea/promovarea cât mai eficientă a partenerilor.

  • Date personale cu caracter vestimentar, preferințele culinare, gen, orientare sexuală, rasă, naționalitate, orice alte preferințe cerute în formularele de înscriere sunt cerute și prelucrate intern pentru o mai bună desfășurare a proiectelor/activităților/evenimentelor la care participanți sau colaboratorii sau partenerii iau parte.

  • Orice alte „date cu caracter personal” - înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

 

Conform Regulamentului, în mod excepțional, în cazul în care operăm cu următoarele CATEGORII SPECIALE DE DATE:

originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă, convingerile filozofice, apartenența la sindicate, date genetice, date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane, date privind sănătatea sau date privind viața sexuala sau orientarea sexuală a unei persoane fizice,

fiind vorba despre date sensibile, se impune un standard de protecție superior.

Pentru prelucrarea datelor cu caracter special, pe lângă identificarea unui temei de prelucrare potrivit art. 6 din Regulament, se impune îndeplinirea și uneia dintre condițiile reglementate de art. 9, alin. (2) din Regulament, respectiv:

  • consimțământul explicit al persoanei vizate;

  • prelucrarea este necesară în scopul îndeplinirii obligațiilor și al exercitării unor drepturi specifice ale operatorului sau persoanei vizate.

 

DESTINATARII datelor cu caracter personal sunt împuterniciții operatorului, angajații operatorului, departamentul de contabilitate, resurse umane, dar și clienții, partenerii, beneficiarii, furnizorii, precum și instituțiile statului.

NU intenționăm transferarea acestor date către o altă companie (societate de marketing și publicitate).

NU intenționăm transferarea acestor date cu caracter personal către o țară terță sau o organizație internațională fără a fi parteneri sau colaboratori și acest lucru se specifică în formularul de colectare a datelor.

Informațiile privind datele cu caracter personal sunt comunicate, la cerere, următorilor destinatari sau categorii de destinatari: Agenția Națională pentru Programe Comunitare în Domeniul Educației și Formării Profesionale (ANPCDEFP), Ministerul Finanțelor Publice, Ministerului Tineretului și Sportului, Primăria Municipiului Timișoara, Consiliului Județean Timiș, Direcția Județeană pentru Sport și Tineret Timiș, Ministerului Culturii și Identității Naționale, Ministerului Educației Naționale, universităților din Timișoara, Inspectoratului Școlar Județean Timiș și structurilor subordonate acestora, autoritățile publice cu atribuții în supravegherea și controlul activității economice, instituțiile/autoritățile cu atribuții în domeniul apărării, ordinii publice, securității naționale și justiției, autorităților/instituțiilor din administrația publică, misiuni diplomatice străine acreditate în România, autorități/instituții publice din domeniul sănătății și asigurărilor sociale de stat, alte entități de drept public sau privat, orice alte persoane fizice sau juridice care justifică un interes legitim, în condițiile legii.

În cazul în care sunt solicitate și alte date cu caracter personal, solicitanții trebuie să justifice un interes legitim, în condițiile legii.

Datele cu caracter personal obținute de la operator pot fi prelucrate de către solicitanți numai în scopul pentru care au fost solicitate, respectiv furnizate, cu excepția situațiilor prevăzute de lege.

În cazul în care solicitantul intenționează prelucrarea datelor cu caracter personal obținute de la operator, acesta are obligația de a respecta prevederile legale privind protecția persoanelor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal.

 

DURATA stocării și prelucrării datelor cu caracter personal este determinată, atât timp cât există contractul încheiat între părți, în situația unui litigiu, pe durata necesară soluționării acelui litigiu, precum și în conformitate cu legislația în vigoare atât timp cât există obligația legală de a păstra contracte de muncă, state și alte documente legale în evidența contabilă și în arhiva societății. De asemenea, pentru participanții la proiectele/activitățile și evenimentele Liga AC, datele sunt stocate până la 10 ani maximum sau până la solicitarea participanților de a fi șterse.

 

În calitate de persoană vizată, aveți următoarele DREPTURI:

  • Dreptul de acces - aveți dreptul de a obține o confirmare din partea noastră că prelucrăm sau nu datele cu caracter personal care vă privesc și, în caz afirmativ, acces la datele respective și la informații privind modalitatea în care sunt preluate datele.

  • Dreptul la portabilitatea datelor - dreptul de a primi datele personale într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și la dreptul ca aceste date să fie transmise direct altui operator, dacă acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.

  • Dreptul la opoziție - dreptul de a vă opune prelucrării datelor personale atunci când prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau când are în vedere un interes legitim al operatorului. Atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal are drept scop marketingul direct, aveți dreptul de a vă opune prelucrării în orice moment.

  • Dreptul la rectificare - corectarea, fără întârzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte. Rectificarea va fi comunicată fiecărui destinatar la care au fost transmise datele, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate.

  • Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) - dreptul de a solicita să vă ștergem datele cu caracter personal, fără întârzieri nejustificate, în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive: acestea nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate; vă retrageți consimțământul și nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrare; vă opuneți prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze; datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal; datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale; datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferirea de servicii ale societății informaționale.

  • Dreptul la restricționarea prelucrării - poate fi exercitat în cazul în care persoana contestă exactitatea datelor, pe o perioadă care ne permite verificarea corectitudinii datelor; prelucrarea este ilegală, iar persoana se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea; în cazul în care operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; în cazul în care persoana s-a opus prelucrării pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei respective.

Toate aceste drepturi pot să fie exercitate printr-o cerere scrisă, semnată, datată și transmisă la sediul nostru, respectiv pe fax sau e-mail la datele indicate mai sus, iar operatorul va soluționa cererea fără întârzieri nejustificate, în termen de o lună de la primirea ei, iar în cazuri excepționale, în care cererea persoanei vizate este una complexă, soluționarea acesteia va avea loc într-un termen de maximum 3 luni de la primire, aspect ce va fi notificat solicitantului.

           Vă aducem la cunoștință faptul că nu utilizăm datele cu caracter personal pentru prelucrare automatizată și nici pentru realizarea de profiluri. Nu luăm niciodată decizii automate cu privire la dumneavoastră. Utilizăm mijloace tehnice pentru stocarea datelor în condiții de securitate. Nu prelucrăm date în scopuri secundare incompatibile cu scopurile pentru care le-am colectat.

           Respectăm și asigurăm în mod strict secretul profesional. Nu dezvăluim datele decât pentru realizarea intereselor dumneavoastră sau îndeplinirea obligațiilor legale. Confidențialitatea reprezintă pentru noi nu doar o obligație profesională, ci și o valoare esențială.

           Vom stabili măsuri tehnice și procedurale, pentru a proteja și pentru a asigura confidențialitatea, integritatea și accesibilitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal prelucrate; vom preveni utilizarea sau accesul neautorizat și vom preveni încălcarea securității datelor cu caracter personal, în conformitate cu legislația în vigoare.

     De asemenea, în calitate de persoană vizată, nemulțumită de modul de aplicare a regulilor și respectare a drepturilor privind protecția datelor cu caracter personal, aveți dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal la sediul acesteia din B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, cod poștal 0103336, email: anspdcp@dataprotection.ro  sau de a vă adresa justiției.

Menționăm că intervenția asupra datelor pe care ni le-ați furnizat poate fi de natură să împiedice executarea contractului încheiat între dumneavoastră și operatorul de date, caz în care operatorul este exonerat de răspundere.